Réglement intérieur

1 – RESERVATION 

Le versement de l’acompte (40%) confirme la réservation et engage les parties, sans cet acompte versé, la réservation n’est pas garantie. Ce montant doit être versé au compte PRENAM srl ING BE39 1030 8372 5519 en reprenant la communication structurée  et la date de votre venue . Le paiement de la totalité doit être réglé au plus tard 20 jours avant l’occupation des lieux. Si le solde de la réservation n’est pas acquitté, celle-ci est automatiquement libérée et disponible pour d’autres demandes. 

Une visite des lieux est  conseillée avant toute réservation ou occupation, sans pour autant que celle-ci soit obligatoire. 

L’installation et le rangement des lieux est strictement réalisé au sein de la plage horaire réservée.

2 – ANNULATION 

En cas d’annulation de la réservation plus de trois mois avant la date de l’activité, l’acompte est remboursé avec une retenue de 40 EUR pour frais administratifs. En cas d’annulation de l’activité moins de trois mois avant la date du séjour, l’acompte ne sera pas restitué. En cas d’annulation de l’activité moins d’un mois avant la date fixée, 100% du montant de la location de la salle sera facturé. En cas de force majeure (force majeure: tout événement rendant l’accès aux / l’utilisation du centre impossible), le Dojo des Collines se réserve le droit d’annuler ou de reporter la réservation; en cas d’annulation, le montant de la location sera remboursé. Le locataire ne pourra pas réclamer des dommages et intérêts.

Toute annulation se fait obligatoirement par mail à info@dojodescollines.be.

3 – CAUTION et CLES 

Une caution n’est pas exigée pour les locations. Cependant, les dégâts occasionnés par le locataire (ou son groupe) ou le non-respect des règles seront pris en compte par le centre et engendreront des frais. En cas de perte des clés mises à la disposition du locataire, un montant forfaitaire de 40€ sera facturé à son utilisateur.

4 – RESPECT DES LIEUX 

Le locataire de la salle et/ou le responsable du groupe s’engage : 

• À installer la salle et à remettre en place le mobilier de la salle à la fin de l’activité (chaises sur support roulant, podiums, tapis, zafus, etc.) dans ses heures de réservation; sauf demande expresse ;
• À remettre en état et nettoyer parfaitement les divers espaces utilisés (tels que salle d’accueil, cuisine, espace à manger, chambres, espace toilettes et douches), la vaisselle et les ustensiles de cuisine utilisés ;
• À déclarer tout bris de matériel et toute dégradation aux lieux ;
• À fermer les portes de la salle et la porte d’accès à la rue au départ du groupe et à restituer les clés dans le boitier prévu à cette fin;
• A ne pas fumer dans le centre, ni aux abords directs de celui-ci ;
• A retirer ses chaussures dans le hall d’accès au centre,
• À éteindre les lumières lors du départ du groupe ;
• À observer ou se trouvent les extincteurs, afin de pouvoir les utiliser en cas de besoin;
• À veiller à ce que les participants n’utilisent pas d’objets pouvant abîmer les planchers des salles (mobilier et accessoires, bougies qui coulent, boissons dans la salle,…) ou mettre la sécurité en péril ;
• À n’emporter ni nourriture ni boissons (hormis thermos et bouteilles fermées) dans les salles ;
• À ne pas utiliser d’espaces (valable aussi pour les extérieurs) ou de matériel non prévus dans la convention de location, ou qui n’ont pas fait l’objet d’un accord préalable ;
• À respecter et faire respecter par son public les règles en matière de parking et sécurité routière dans la rue et notamment ne pas se garer devant l’entrée du centre, ni sur la rue.
• À avoir pris connaissance de la synthèse affiché dans la cuisine et aux 1er étage (rappel succinct) du point 4 RESPECTS DES LIEUX ; 

Le non-respect d’une ou plusieurs de ces clauses entraînera une facturation supplémentaire de 75€, plus frais éventuels.

5- EAU 

Le dojo des Collines a fait le choix d’offrir une eau pour la consommation courante d’une qualité irréprochable en investissant dans un système de filtration et de biodynamisation parmi les plus performant du marché. Cette eau régénérée est comparable à une eau de montagne vive et naturelle, soit une eau restructurée (d’un point de vue moléculaire et minéral) et remplie de plus d’énergie (photonique).

Les toilettes sont alimentées par l’eau de pluie.

6 – CUISINE 

La cuisine est à la disposition des groupes pour un usage en bon père de famille limité à l’utilisation du frigo, de l’électro-ménager, de l’eau biodynamisée ou pour préparer ou réchauffer un repas. Le petit matériel comme les tasses, verres, assiettes et couverts est également mis à la disposition des participants. Cet espace accueille également les personnes désirant pique-niquer ou prendre une pause. Il est obligatoire de ranger tout le matériel utilisé, de le restituer propre et en parfait état. Le lave-vaisselle sera rempli avec les affaires sales utilisées pour l’activité et vidé avant de quitter les lieux.

7- POUBELLES

Une attention est demandée aux groupes dans la bonne gestion des poubelles et le tri sélectif attendu entre les 4 grandes catégories de déchets :

• Sac jaune : ordures ménagères
• Sac bleu : PMC
• Papier, carton
• Bouteilles, bocaux et flacons

8 – DOUCHES 

L’usage des douches se fait en bon père de famille, de manière respectueuse (consommation, électricité) et raisonnable.

9 – CHAMBRES

Elles sont mises à la disposition des participants propres et accueillantes. Elles seront restituées rangées et nettoyées si nécessaire. Du matériel de propreté est pour ce faire disponible dans l’armoire au-dessus de l’escalier menant aux chambres.

10 – BIBLIOTHEQUE 

Des livres sont mis à la disposition des groupes à des fins de détente, de consultation et d’enrichissement. Ceux-ci doivent impérativement rester sur place au bénéfice des futurs visiteurs. Un cachet est apposé à cette fin dans chaque ouvrage.

11 – ASSURANCES 

Le Dojo des Collines décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature qu’ils soient et en particulier incendie et/ou vol, susceptibles d’atteindre le matériel, les objets ou les effets apportés par le locataire, le responsable ou les participants à l’occasion du séminaire. Le locataire est responsable de tout dommage, direct ou indirect, que lui-même ou ses invités pourraient occasionner à l’occasion de la location. Le locataire s’engage en outre à prendre une assurance pour les dégâts pouvant être occasionnés par les participants de son groupe. Les frais directs et indirects résultants de dégradations et dégâts seront portés en compte.

12 – OBJETS PERDUS 

Les objets et autres vêtements oubliés sont conservés dans un bac prévu à cet effet. Au 1er septembre, les objets non réclamés seront offerts à des associations.

13 – LITIGES 

En cas de litige, les tribunaux de l’arrondissement de Tournai sont compétents.